live en online events: waar moet ik rekening mee houden?
In de afgelopen jaren hebben we de evenementenindustrie drastisch zien veranderen. Onder andere door Corona is de opkomst van technologieën zoals livestreaming, videoconferencing en virtuele platformen in een stroomversnelling geraakt. Hierdoor is het mogelijk geworden om evenementen volledig online te organiseren. Dit heeft geleid tot tal van voordelen, zoals duurzaamheid, lagere kosten en een groter bereik.
Maar hoe maak je de juiste keuze tussen een live evenement en een online-evenement? En wat zijn de voordelen van een hybride evenement, dat beide opties combineert? In dit artikel zullen we deze vragen beantwoorden en praktisch advies geven voor het organiseren van succesvolle evenementen, of je nu kiest voor live, online of hybride. Als experts in het produceren en organiseren van evenementen, delen we graag onze kennis en ervaring met jou.
WAT HEBBEN WE DE AFGELOPEN JAREN GELEERD?
De afgelopen jaren hebben we geleerd dat het organiseren van evenementen niet alleen meer draait om het fysiek samenbrengen van mensen, maar dat ook het doel, medium en ervaring van de bezoeker heel belangrijk is. De opkomst van online evenementen heeft geleid tot tal van voordelen, zoals het creëren van een groter bereik en een lagere ecologische voetafdruk.
Tegelijkertijd zijn er ook uitdagingen verbonden aan het organiseren van online evenementen. Zo kan het lastig zijn om interactie en betrokkenheid te creëren bij deelnemers die zich op verschillende locaties bevinden. Sinds 2020 hebben we meer dan 250+ online evenementen verzorgd. Variërend van online-bijeenkomst van de wijkraad tot klimaatconferentie waarbij high-level sprekers van over de hele wereld met elkaar verbonden moesten worden.
Doel van het evenement
Een belangrijke overweging bij het kiezen tussen een live evenement en een online-evenement is het doel van het evenement. Wat wil je bereiken met het evenement en wat is de doelgroep? Als het doel is om mensen fysiek samen te brengen en persoonlijke interactie te creëren, is een live evenement wellicht de beste keuze. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij netwerkevenementen, conferenties en beurzen. Als het doel is om informatie over te dragen of een groot publiek te bereiken, bijvoorbeeld voor een productlancering of een webinar, kan een online-evenement uitkomst bieden.
Voordelen van online evenementen
Online evenementen hebben verschillende voordelen ten opzichte van live evenementen. Een van de belangrijkste voordelen is dat het bereik veel groter kan zijn, omdat deelnemers van over de hele wereld kunnen deelnemen. Ook is de drempel om deel te nemen veel kleiner. Bovendien biedt een online-evenement de mogelijkheid om het evenement op te nemen en terug te kijken, wat voor veel mensen een groot voordeel is.
Ook zijn de kosten vaak lager, omdat er geen locatie, catering en reis- en verblijfskosten voor sprekers en deelnemers zijn. Dit alles maakt online-evenement vaak een heel stuk duurzamer.
Welke keuze maak je?
Kies je voor een online-evenement dan is het belangrijk dat je ook bepaalde keuze maakt met betrekking tot het inhoudelijk programma, vormen van interactie en platform. Qua programma is het belangrijk is rekening te houden met je doelgroep en invulling van het programma. In de meest gevallen adviseren wij om de uitzending niet langer dan 5 kwartier te maken en te zorgen voor voldoende afwisseling. Dan komt de vraag welke interactie wil ik met mijn doelgroep mogen ze alleen kijken of wil ik ook dat ze actief deelnemen? Bijvoorbeeld door vragen te stellen aan experts in de studio of het beantwoorden van poll-vragen.
Nadat al deze vragen beantwoord zijn is het tijd om te kiezen voor een platform want daar zijn er inmiddels ontzetten veel van dat je bijna door de bomen het bos niet meer ziet. Gelukkig kennen wij er een heel aantal en weten we precies welk platform past bij uw evenement. In sommige gevallen kan een hybride evenement de beste oplossing zijn, waarbij een live evenement gecombineerd wordt met een online component. Houdt er wel rekening mee dat een echt hybride event niet hetzelfde is als je evenement livestreamen of publiek uitnodigen in de studio. Lees meer over het verschil in dit artikel.
Live evenementen
Hoewel online evenementen steeds populairder worden, blijft er ook nog steeds vraag naar live evenementen. Dit komt doordat live evenementen een unieke sfeer en beleving kunnen bieden die online evenementen niet kunnen evenaren. Live evenementen bieden de mogelijkheid om persoonlijke connecties te maken en te netwerken, en kunnen bijdragen aan een gevoel van gemeenschap en saamhorigheid. Daarnaast bieden live evenementen de mogelijkheid om gebruik te maken van de omgeving en locatie om het evenement extra impact te geven.
Advies
Als experts in het produceren en organiseren van evenementen raden we aan om altijd goed na te denken over het doel van het evenement voordat je een keuze maakt tussen een live evenement en een online evenement. Het is belangrijk om te kijken naar de mogelijkheden en uitdagingen van beide opties en te zorgen voor voldoende interactie en betrokkenheid bij deelnemers. Daarnaast is het belangrijk om te zorgen voor een goede technische infrastructuur en een professionele aanpak bij het organiseren van online evenementen. Bij live evenementen is het belangrijk om rekening te houden met de logistiek en de beleving van bezoeker. Ons advies is om bij twijfel altijd contact op te nemen met een professionele evenementenorganisator die kan helpen bij het maken van de juiste keuze en het organiseren van een succesvol evenement.
Al met al zijn er verschillende factoren om rekening mee te houden bij het kiezen tussen een live evenement en een online evenement. Door goed na te denken over het doel van het evenement, de doelgroep en het beschikbare budget en advies in te winnen bij experts, kun je de juiste keuze maken en een succesvol evenement organiseren. Of je nu kiest voor een live evenement, een online evenement of een hybride evenement, The Productioneers staat klaar om je te helpen bij de organisatie en productie van jouw evenement.
Meer weten over de mogelijkheden van online evenement? Neem gerust contact met ons op.